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会议接待流程/Conference reception process

时间:2014/8/27 15:24:06  来源:本站原创  点击:1193

1.策划:作为专业的会议代理,我们提供会展会议企划代理,告诉本公司你的想法或者要达到的目的。我们为你提供可能性方案,出点子,招展企划、会议回执等等。 

2.咨询:在此阶段,我们将与委托方进行多方面沟通,并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。 

3.考察:如果您认为经过沟通,以及到本公司实地考察后,可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段 
1、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。 
2、双方就服务项目服务流程,计划推荐,及服务的价格等内容进行深入细致的探讨,大致明确双方的责任与义务。
3、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。 
4.签定协议:这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理,然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任,并签署正式协议。 
5.执行协议:双方严格而又人性化的执行协议,本着高度负责的合作理念,将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。 
 
一:举办会前  
1、 与会议主办方洽谈 
2、 提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。 
3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。 
4、 确定方案,签订合同,预付定金。 
 
二:会议举办中 
1、 会议接待:专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 
2、 会前准备:准备好会议需要的资料,会议用品,等会议相关物品。 
3、 会议场地:专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。 
4、 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。 
5、 会议餐饮:用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。 
6、 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。 
7、 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 
8、 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 
 
三:结束会议: 
1、 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并结帐。 
2、 资料:会议后的资料收集,根据客户的要求制作会议通讯录或花名册
 
 
1 planning : as a professional conference agent, we provide exhibition and conference planning agency, told the company your idea or purpose. We provide you the possibility of scheme, ideas, in the planning, the receipt and so on.
2 consultation: at this stage, we will have more communication with the client, and the client concernedpoint forward his plan for choice. For example, in the budget for meeting place, recommending participants Hotel, restaurants and budget to choose suitable recipes, and meeting the transportation, reception and other issues.
3.The study: if you think through communication, as well as to the company site visits, can I believe that the strength. We can enter into the following stages
 
1, and you or your representative field trip to the hotel, conference facilities, conference equipment, transport vehicles, tourist routes.
 
2, both sides services service process, recommended, and the prices of services, in-depth and meticulous study, roughly defined responsibilities and obligations of both sides.
 
3, it delegates the return time, flight number, make a preliminary determination.
 
4.The agreement : This is the process to be very careful. The process and the plan we 
 
serious scrutiny, repeated scrutiny of the meeting as the program refinement reasonable 
 
confirmation obligation, rights and responsibilities of both in written form and then, and 
 
signed a formal agreement.
 
5 implementation of the agreement: implementation of the agreement both sides strictly and 
 
humanity, the spirit of a highly responsible philosophy of cooperation, the cooperation 
 
between the two sides of spiritual sublimation. The successful pursuit of meeting a 
 
consistent objective.
 
一: hold the meeting
 
1, and the host of the meeting to talk to Fang Qia
 
2, to provide the needed air tickets, tickets, accommodation, conference, meeting places, 
 
traffic information, and to develop a comprehensive plan to the Council meeting.
 
3, sent to help customers fieldwork conference held to eat, live, travel, entertainment, 
 
conference facilities and other related matters.
 
4, to determine the program, the signing of the contract, the deposit.
 
二: conference held in
 
1, conference reception: the person responsible for the airport, station, station, public 
 
relations etiquette services. Advance in the hotel, meeting room to place welcome banners, 
 
welcome board, check-in desk, signs.
 
2, prepare: ready for meeting the needs of the information, meeting supplies, and other 
 
meetings related items.
 
3, the meeting venue: conference room meeting room person to check the banners, lighting, 
 
sound, tea etc..
 
4, the conference accommodation: room floor and room number verification, asked whether 
 
there are special requirements.
 
5, the meeting food: meal time, meal dining locations, standard and special guests ( HUI ) 
 
confirmation.
 
6, conference tourism: tourism travel routes, car, tour guide more attractions.
 
7, conference and entertainment: confirm entertainment patterns, consumption standard, 
 
entertainment place.
 
8, conference service: conference representative for a photo, provide secretarial services 
 
and related services on behalf of.
 
三: the end of the meeting:
 
1, check-out: provide detailed cost during the meeting occurred in details and 
 
instructions. For the customer check and check.
 
2, after the meeting data: data collection, according to the customer request production 
 
meeting mail list or register
 
 
 
1 .企画:プロとしての会議の代理、私たちが提供する企画展示会会議代理として、当社はあなたの考えや目的に達した。私たちはあなたの提供可能性案、アイデア、領収書などが企画、会議。
2 .コンサルティング:この段階で、私たちは委託先として多方面疎通して、委託側の関心を自分の計画を選択する。例えば、予算内に適した場所、推薦会議参加者が宿泊するホテルを選んで、適切な飲食場所や予算に応じたレシピや会議の交通、受付について。
3 .考察:もしあなたは経過のコミュニケーション、当社まで現地視察後、会社の実力が私を信じて。私たちは以下の段階に入ることができる
1、とあなたやあなたの代表を実地にホテル、会議の場所で、会議の設備、交通車両、観光ルート。
2、双方はサービスサービスプロセスを推薦、計画、およびサービスの価格等の内容について深く入念な検討、大体双方の責任と義務。
3、代表たちは帰りの時間、ダイヤ、便作と初歩の確定。
4 .協議を締結:これは非常に繊細な過程。私達が真剣に考え、繰り返しを見直す会議の各プロセスや計画をできるだけを細分化案は合理的で、そして書面をもって双方の権利と責任義務を確認し、正式な合意。
5 .執行協議:双方が厳格で人間化の執行の契約は、高度な責任を負うとの協力理念に基づいて、双方の協力の精神の高度を昇華。会議の成功を求める
一:開催前
1、と主催者側が交渉
2、提供会議に必要な航空券、切符、宿泊、会議の場所、交通情報などを完備した会議の計画会議に側。
3、派の担当者の顧客に協力する視察の会議の開催に食べ、居住、会議の場所で、観光、エンターテイメントなどに関する事項。
4、確定案、契約を締結する、前払手付金。
二:会議開催中
1、会議接待:する責任空港や駅のマナー、接站、広報などのサービス。事前にホテルで、会議室を並べて置いて歓迎、歓迎、出勤横枚カード台、看板など。
2、事前準備:準備会議必要な資料は、会議の用品など、会議の関連商品。
3、会議場:専門家会議室に検査会議室の掛け軸、照明、音響、茶など。
4、会議の宿泊:部屋フロアや部屋番号を確認するかどうかを聞いて、特殊な要求。
5、会議の飲食:食事の時間、食事の場所、食事基準及び特殊客(回教徒)の確認。
6、会議の観光旅行コーススケジュール、車、ガイドは増加するかどうかにスポット。
7、会議娯楽:娯楽消費形式、消費標準、娯楽場所の確認。
8、会議サービス:会議の代表と記念撮影、代表秘書サービス及び関連サービスを提供する。
3:終わり会議:
1、決算:会議の過程のなかにの詳細を提供する費用発生明細および説明。担当者に顧客との照合を勘定。
2、資料:会議の資料収集し、お客様の要求の製作の会議は住所録や名簿
 
 
 
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